【第61回】梱包・送り状・検査成績書！職人社長の「事務作業ストレス」を軽作業化する心遣い

こんにちは、SOUKEIの竹澤です。

 

「町工場目線の現場発注術」シリーズの5回目は、加工そのものではなく、完成後の「出荷・事務作業」にスポットを当てます。

 

社員数人〜十数人規模の町工場において、最も現場の負担になりがちなのが「書類作成」や「梱包・発送業務」です。

 

図面を読み、プログラムを組み、削ることに関しては超一流の職人社長さんでも、PCに向かって検査成績書を打ち込んだり、送り状を発行したり、厳重な梱包をする作業は「手間の割に一銭にもならないストレスフルな時間」と感じていることが少なくありません。

 

今回は、町工場の事務ストレスを減らし、「この会社の仕事は発送までラクだから助かる！」と思ってもらうための心遣いを解体します。

 

⚠️ 職人社長を悩ませる「紙と発送」のストレス

現場でよく耳にする「加工以外の工程で手が止まる」代表例がこちらです。

 

1. 指定フォーマットが複雑すぎる「検査成績書」

    

   • 寸法測定結果を、発注元指定の複雑なExcelや専用紙に手書き・データ入力させられる。

2. 納品書・現品票の細かい指定

    

   • 1箱ごとに指定の現品票を打ち出して貼り付け、品番・品名・ロット番号を細かく転記させられる。

3. 過剰な個別包装指定

    

   • 「1個ずつエアパッキン（プチプチ）で包んで個装箱に入れ、さらに外箱へ」といった重梱包作業。

もちろん、航空宇宙や医療・自動車関連など、トレーサビリティや品質記録が厳格に求められる案件では仕方がありません。

 

しかし、一般産業機械の一般的なブラケットやカバー類にまで過剰な書類や梱包を義務付けると、現場の出荷作業がパンクしてしまいます。

 

💡 現場が助かる！手間に配慮した3つの「軽作業化」

調達担当者様が「自社の基準」を少しだけ柔軟に調整したり、受け入れ側のルールを補足してあげるだけで、町工場の負担は劇的に軽くなります。

 

1. 検査成績書は「社内標準フォーマット」でOKにする

「わざわざ自社指定のフォーマットに転記し直さなくても、工場側が普段使っている測定チェックシートのコピー（または写真）で構いませんよ」と伝えます。転記の手間が消えるだけで、現場は驚くほどラクになります。

 

2. 通い箱（通函）や集合包装の活用

個装（1個ずつの個別包装）ではなく、仕切りが入った通い箱をこちらから支給するか、「傷がつかない程度の仕切り・一括梱包でOK」と指示します。梱包資材の削減にもなり、SDGsの観点でもメリットがあります。

 

3. 納品書・送り状の「デジタル・簡略化」

手書きの送り状作成を減らすため、自社で送り状データや着払い伝票をあらかじめ印刷・作成して同封しておく（または集荷手配をこちらで済ませておく）という方法も非常に喜ばれます。

 

🤝 「出荷のしやすさ」も立派な取引条件

「加工費」だけが取引の要素ではありません。

 

「SOUKEIさんの案件は、書類作成や発送の手間が最小限で済むから、現場の手が止まらなくて本当に助かる」

 

そう感じてもらえると、同じ単価・同じ納期であっても、他社より優先して仕事を流してもらえるようになります。

 

現場の職人さんが一番情熱を注ぎたい「削る仕事」に集中できるよう、周りの事務作業をサポートする視点を持っていきましょう！

 

📊 次回予告：町工場の「見積もり算定（チャージと工数）」の頭の中を知る！

次回（第62回）は、本シリーズの最終回！「町工場の社長が見積もりを出すときの頭の中（チャージと時間）を解体し、互いに納得感のあるWin-Winの価格を作る方法」について解説します！

 

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました！また次回お会いしましょう！